見疫勇為台商突維-越南境外台商因應實戰分享(本文由鼎捷越南提供)

見疫勇為台商突維-越南境外台商因應實戰分享

KPMGX鼎捷越南X台灣商會聯合總會

 

二零二零年的一開年,國際局勢因應疫情的關係呈現了相當的緊張以及不平靜,各國之間也提出了相對應的政策以及商務禁令,本集邀請到台灣商會聯合總會的沈憲煜總會長、KPMG吳政諺執業會計師與鼎捷軟件越南的許智豪總經理三位,進行越南政府防疫政策、企業營運影響與企業因應、跨境遠距辦公的管理重點與行動辦公工具介紹,以及急難救助完整資訊,在此提供重點摘要與紀錄如下:

Q1:請問目前在越南政府是否有面對疫情提出相關的政策,以及對企業來說意義為何呢?

沈憲煜總會長答:

越南目前政府有大概有四個方案如下:

  1. 邊境貨物管制:越南政府在陸路的邊境管制,就是禁止越南的邊境。從中國大陸跟柬埔寨都人貨都不能進來,在三月初解除了貨物的部份,尤其是水果,農產品可以出口到中國去。

  2. 禁航部份:有關航空的部分,三月初已禁止中港澳地區的人員國籍進入越南。

  3. 延後開學:政府目前延後開學,小學三月十六號以後,由各地方政府決定要不要開課。

  4. 減少集會活動:越南政府下令相關機關盡量減少會議舉行,包含研討會還有展覽會,對各項的聚餐活動能夠停止或減少延期。目前越南政府大概這四項政策比較明確。

*按編:自3月15日起越南相關防疫邊境管制變更頻繁,請見外交部領事局最新公告:
https://www.boca.gov.tw/sp-foof-countrycp-03-8-f4a19-02-1.html
*按編:目前越南台校開學日期已延至4月6日,由於變動頻繁,請見各地方政府或學校官方公告;
在此提供台校官網連結
http://taipeischool.org/

KPMG吳政諺執業會計師答:

在我們KPMG越南所的觀察,現在的企業面臨的現象,首先最急迫是「帳務」的問題;我想在中、港、臺三地的上市公司,於越南的子公司來說是都會首當其衝。

也就是說,如果你的母公司在中港台地區有上市的,相關地區的主管機關都有配套所謂的延遲財務報表出去的時間表跟申請的動作;但在越南的當地政府對財務報表的要求目前沒有所謂的配套機制,也就是說,如果你是外資企業在越南設立的話,在財報層面,你還是必須要準時的準備和申請。

那在越南的企業所得稅的部分呢,也是如此;如果你沒有事先去做無謂的通報跟申請核准得以延期的話,如果你有遲繳的情況發生的時候,你會面臨所謂的行政法以及所有的稅息的設算。

另一層面,針對華語市場的外資企業,紛紛都在減持他們手頭上的合約,包括是建廠合約,包括是銷售合約、採購合約、他們都在察看什麼的。她們在看這裡面的處於有沒有所謂的違約條款,因為這次的疫情的發生導致無法順利的進貨、出貨或者是建廠的實質的交付。這是目前KPMG越南所,觀察到的現象。

【筆記分享】越南企業目前還沒有公佈疫情相關的財報配套機制,所以還是要按時申報與準備。如果遲繳的情況發生的時候,你會面臨所謂的行政法以及所有的稅息的設算。

鼎捷軟件 許智豪答:

以鼎捷服務廣大的東南亞的中商或台商客戶而言所觀察到的現象,因為在越南而言,陸籍陸幹以及很多台籍老闆,現階段他根本不願意或是沒辦法進入到越南,這衍生出相當多的問題,因為很多公司重要幹部例如廠長或是技術的PM,這些其實大多是陸籍人士,那在現階段他進不來的過程中,就產生了公司營運上,包含應收應付帳款管理上的亞困難,因為在越南的法律規定,很多是需要企業負責人或是這些幹部進行所謂的授權,才能進行付帳款的動作。

或許工廠已經動工(復工)了,可是在企業的營運理念方面卻不完整,也造成很多客戶目前在所謂的收款或是付款上面產生極大困擾,這是目前我們觀察到的企業影響。

越南與中國,台灣都有非常緊密的經濟、經濟依存度以及焦急。因此,在應變來說,其實應該要相當的即時以及透明。在近期的商業周刊報導,以「武漢肺炎的經濟衝擊」為標題,其中一個單元針對台商進行調查,認為本次的經濟損失堪比SARS的時期,並且有四成的企業認為在第一季的業務業績將影響至少三成。

Q2:那麼目前新型冠狀病毒的疫情,將會對哪些行業的企業帶來哪些影響呢?

沈憲煜總會長答:

目前已習慣並在越南所產生的效應,對整體經濟來講,食衣、住、行育樂全部都有影響。

首先在航空運輸業,因為中港、澳、日、韓,目前包含新加坡,這些航班都陸續在減少,旅客也在減少,所以觀光客每年在越南產生的經濟效益,目前預估大概會減少50%-70%。另外,在一般交通的方面,三月初越南政府也公佈了,越南的計程車司機反應,已減少了30%-40%的載客量。

然後還有餐廳,到目前為止,平均大概都減少到30%-40%,另外還有關於一些食品受到的運輸貨運影響,還有觀光客減少有關,例如啤酒和飲料這些相關的產業會連帶發生很大的影響,造成營業額下降。

而在觀光產業,飯店至少減少70%,所以會有很多相關的產業,接下來可能會裁員甚至於關閉。所以目前的疫情持續在發展,也沒有辦法預測什麼時候會停止的時候,反而是越南的內需市場會減少,但是外銷的會增加,所以有一點變成是內冷外熱,以上。

KPMG吳政諺執業會計師答:

短期的話,第一個是可能大部分現階段都因為限制入境的這個問題,所以對於建廠的速度還有擴廠的計劃,都會有負面上的影響。

第二方面的是關於生產需求的速度可能短時間放緩的情況下,每一間企業都在關注他們自己手上的現金流量,也就是說,可能他們有作為備貨的現金準備。但是收款部分可以來不及跟上付款的時間表,所以對他們的資金的操控程度上,在這期間上是比較緊縮的狀態。

中期的話呢,其實,我們就呼籲會長剛才所提到,大部分過去的一年以來,其實很多來自於中國大陸的陸商或是台商、港商。其實,他們對在越南投資的角度態度,本來就帶持著一個中立觀望的政策,然後在這次的疫期過程中,其實更加的加速來越南投資的決心,所以說,中期的我們看好的是,在越南投資的速度可能會承接著2019年的速度,呈現持續成長的狀態。

尤其是針對原物料重度依賴中國的企業,他們也很努力的在越南尋找所謂的替代的採購資源,試圖的把這個所謂的Made in Vietnam這件事情的落實和成真。

鼎捷軟件 許智豪答:

呼應剛剛Vincent還有總會長所言,現在的實際狀況就是企業不管是陸資企業或是台資企業,很多幹部根本就無法入境,所以這些主要廠長或幹部無法到越南來上班;即使工廠實際上有運作,可是營運卻不完整;包含公司很重要的請、採、驗、付流程,這些廠商的請款與付款,其實到目前就呈現了一個中斷的現象,因為在現實的狀況下,幹部沒有辦法去紙本簽名,所以這個部分也就產生這樣的情況。

還有遠距會議,尤其過去以來,因為中國跟越南是直接貨運或是人員都可以在二十四小時之內,憑著陸路或是空運直接進入到越南的每一個省份去;目前有許多跨國性的一個技術會議,在現實中都沒有辦沒去執行,這也是目前面臨的困境。

另一個,中資企業目前正處於產業斷鏈的狀態、考驗的是企業資金鏈的健全,因為如果疫情再延續三個月,我相信在越南本土的很多企業都會面臨到資金斷鏈的情況。

疫情的影響算是還蠻全面的。畢竟目前的疫區是在全球的第二大經濟體系,目前我們台商在於不管是地理位置,或者是供應鏈的配合度,其實都相當的高:

Q3、那麼實際上會對企業的本體哪些構面的營運帶來實際影響呢?

沈憲煜總會長答:

對於越南台商不管說做內銷,還是作外銷,對於斷鏈的問題非常嚴重,第一個,中間原料從中國大陸進口的目前面臨到,尋找替代供應商的難度非常高;關於人員進來越南做補助機器維修、保養甚至說零件從中國大陸進口到越南,目前也是斷鏈的階段。

在這一方面,短期內,很多台商沒有辦法找到其他的替代方案;那因為某些產能沒有辦法,瞬間的開出來,能夠供應給東南亞的台商,所以我們現在面臨的還有漲價的這些風險。

目前我自己做的行業的紙料、紙漿,目前都已經在上漲,就是因為本來中國大陸原本有出口的這些缺口,目前在日本、韓國、馬來西亞、印尼沒有辦法補這個缺口。所以目前我們還面臨到找不到料,還有原物料漲價的這個憂慮。

但最壞的時期可能也是一個最好的時機。就是說,讓在越南的台商,能夠在今年好好的,把全球供應鏈重新再做一個佈局。目前有很多台商從馬來西亞、泰國甚至印尼,能夠補充一些中間的原物料;日本、韓國也都會補充他們的這些原物料,但是如果是對於有一些他的母廠是在中國,製造一些中間原料之後,到越南做後續的加工。這個部分短期內,他們可能沒有辦法,在取得原料的情況之下來做製造生產,所以他們勢必要將中間原料的生產製程移到東南亞,或者是到越南只有一個辦法可以解決。

KPMG吳政諺執業會計師答:

呼應總會長的說法,如果說在越南的加工廠商,基本上是屬於前端是在中國或是臺灣做一個所謂的前段的加工,到了越南作後段加工的情況下,短期(三到六月之內),他會受到是比較負面的影響,因為他在前端的部分,當初並沒有預期會有疫情發生的負面效應。

但是如果是長期的情況之下,他們全部都在加速上去,越南當地可以供應他們原料的輸出,也就是說前段所提,「Made in Vietnam」的重要性,把Made in Vietnam當作是他的核心事業的情況下,在所謂的出口的產地證明(簡稱:產證),變得影響不再會那麼大;因為過往來說,可能都是來自於成品跟半成品來自中國,所以在產證的取得上,才會有取得的技術困難性。

但是,如果他增加了在越南當地的採購的比重,產證取得的方式,變成迎刃而解,這是我們這邊對越南當地的台商即時面臨的問題與觀察。

鼎捷軟件 許智豪答:

越南一直以來是視為中國以外的加工替代生產基地,可是疫情是一個大危機,都是同時的越南來說是個大轉機。雖然短期而言,看起來越南現在各行各業,不管是製造業或是內銷、外銷,內部需求都是屬於所謂的通貨緊縮的狀態,根本就沒有人要消費,但是長期看,以往以低價人工、低成本的一個製造模式、現在開始出現會開啟所謂的無人機、無接觸服務的經濟的一個一個服務的模式,漸漸在越南,這邊也開始在盛行。

其實各位都知道,越南的購物軟體APP很熱門,其實後面都是由所謂的無人、無實際接觸的一個服務經濟,最近呈現蓬勃的發展,所以尋求一直在,只是市場會重新分配;這一波的疫情一定會逼迫在越台商、中商或是越商,面臨產業轉型,他不會一直趨向於低人力成本的經營模式。

所以接下來要看的是全世界製造大國,可能原本是在中國,可是藉由疫情之後,加速製造去做所謂的「區域性重新分配」,誰能在這個時間點,企業進行轉型,來因應這樣的一個市場重新分配,值得企業伙伴去作思考。

沒錯危機就是轉機。人的因素亦是成敗的關鍵,所以相關的配套措施也非常的重要,

Q4:請分享在危機處理上面的人員管理配套

沈憲煜總會長答:

人員管理部分,我呼籲在越南的台商,如果你們的人員已經進來越南,目前就是在考驗企業的自制能力;如果企業沒控管好的時候,相對會影響到企業後面的存續問題,因為自制能力很強,不管越籍或其它外籍勞工能夠在這段時間忍耐一下,不要隨便外出,能夠以公司的存續為核心,讓企業生命能夠繼續延續下去的時候,這樣子才可以顯現說,不要讓外面的疫情影響到企業的生存。

因為如果說我們還是按照過去的方法,三個月讓我們的員工出去輪休,結果出去之後,萬一他沒有辦法回來越南的時候,甚至我們的越籍員工,我們到哪個省份,結果疫情發生,那會造成企業非常大的困擾。因為,畢竟,不管我們的硬體設備、軟體設備如何的好,最重要的還是人員得去操控,希望在這段時間能夠盡量,就是公司跟家裡就只有這兩段來往,這個是我非常衷心的建議,在這段時間就盡量避免讓疫情繼續擴散下去。將是對企業跟國家是好的。

KPMG吳政諺執業會計師答:

我來分享一下KPMG在台灣、中國、越南這三個地區的人員防疫措施:

第一點,全面禁止員工到疫區去出差。第二點,加強出差管控,所有的外地出差申請必需要有事先的核準跟填寫出差必要性,也就是說增加在家,甚至在當地當區的辦公可能性。第三點,在家辦公,當然在家辦公,我們大家都想要,但必需提供相對的硬體跟軟體配套建置,像是員工的筆電或在手機軟體上,都已經先建置一個基礎設施。

這個防疫的時間點,其實也是檢視一個公司過往在數位化商業投資的檢視時點。也就是說,當疫情發生的時候,你才能談所謂的數位化的話,其實有時候有點太慢。

這些都需要經年累月的這樣,慢慢的去累績起來的。透過硬體設備、數位工具和管理機制的全面環境建設之下,才能讓員工去實踐遠距工作,否則對員工來講他們最擔心的是,一旦遠距工作,他們的工作績效可不可以在疫情期間被合理的評估與認可。

鼎捷軟件 許智豪答:

鼎捷一直以來就負責越南和東南亞包含台商總會各分會的商會平臺,也有緊急救援平台,這次疫情發生的過程中,在過年回來這段期間,我們首先就在各個商會平台上,大量去發佈員工照顧管理措施,因為其實很多台商工廠或者是我們中商的工廠。在平時,他並沒有成立緊急應變小組、一個機制與概念。

「疫情很可怕,但人心更可怕。」疫情或許沒有造成越南實質上的感染。可是,人心之間的懼怕已經造成工作或是商業上運作實際上的困難。

所以我們善用商會的平臺,結合對疫情管理的機制也同步發布給所有的台商,以及中商,包括如果去使用免費的一個方式辦公室軟體,或是去執行所謂的緊急應變小組一個措施,來協助企業大量去降低越籍員工去排斥台商或中商幹部的情況,我想這個在所謂的企業的向心力的管理上,在疫情期間相對來說是相當重要。

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▲鼎捷越南公司在開工首日頒佈了人員健康管制重點於全體同仁、添購消毒器、口罩、酒精、乾洗手物資,並透過疫情期間各部門進行大小人員培訓課程

其實在剛才的分享當中,都有提到一個很重要的概念,就是在跨境的管理上面、遠距的工作以及行動辦公,其實是非常重要的。尤其在現在的防疫期間,不管是隔離,或者是跨境的聯絡上面,所以有相當多的資訊工具…

Q5:您目前在企業當中有運用的,或者是您所知道的資訊工具來做,遠距辦公行動辦公的可以給我們做分享呢?

沈憲煜總會長答:

其實像國人來到越南,觀光也好,也好商業,或多或少都有遇到一些需要急難救助的時候,中華民國外交部設有急難救助電話,也因為我們的代表處在河內,辦事處在胡志明市,所以目前越南台灣商會聯合總會,從北至南共有十四個分會,然後再加上代表處和辦事處,若是需要急難救助,我們總會的各個分會,都會去協助。

我們代表處和辦事處,需要在任何我們國人在越南發生任何急難救助的時候,我們都會有一個一個平台,然後我們會授權各分會能夠適時適地的去協助他們那在總會的的平台上面,我們設有Line群組之外,也設有急難救助APP來服務我們所有的商會會員。

另外,關於這個疫情,我們每個禮拜越南台灣商會聯合總會與代表處,和北部、南部的商會分會,皆會都使用Line群組進行遠距會議。因應各分會他們的會員所需要協助的,我們的代表處、辦事處都會全力來協助我們會員與廠商提出的需要的幫忙,讓我們透過官方與透過民間能夠利用這個平台,協助我們在越南觀光、旅遊、商務以及台商會員。

KPMG吳政諺執業會計師答:

我想在這個議題分享KPMG越南所內部的一個作法,目前KPMG在越南大約有一千六百位員工,第一件事情是建置遠距工作的佈署,我們首先是建置內部硬體和軟體,做到文件共享一個建置。第二個,是除了常見的各大社群軟體:Line和微信之外,甚至建置企業內部的訊息軟體,為的是什麼呢?

為了是將悠關公司機密或是客戶資訊,不使用外部社群軟體,而是使用內部的平台,我們其實一直以來希望把所謂的敏感去是在企業內部的社群軟體可以去做一個資訊的流通,剛好遇到這個疫情的過程中,見證這個資訊保全的重要性。

第三個是常態的視訊軟體應用。其實坊間有很多視訊軟體,有免費的或是有一些付費的應 用,例如是ZOOM,或微軟的軟體;都已經提供了所謂的企業,不管是跨國、台灣、中國、香港、甚至越南之間的溝通上,資訊都可以做到無縫接軌,甚至是面對面的溝通。

第二件事情是最重要的,「工作進度要怎麼樣子如實的呈現」,遠距會議結束後,事情誰要做,可以被放在什麼樣的工作平台被檢驗,其實公司應該要建立這樣的平臺,才能有足夠的檢驗,以查證員工績效;因為員工的第一反應就是他所做的事情,有沒有被公司看到,所以大平臺的進度追蹤,其實是我們一直在探討的一件事情。

另一方面,針對其它的企業運作,我們觀察到在越南的台商的作法,像剛才智豪總提到的文件簽核,很多是運用Line、微信、What’s App,外部的軟體上在做所謂的簽核,可是不要忘記這些資料,這些通主機都不是企業裡面,而是在外部。有使用Line的人都知道,裡面的資料超過一個時間後,他是不會留存在Line的文件庫裡面,失效。

也就是說,在所謂的主管機關,不管是會計師,要看這些審查核准的一些基本紀錄時候,它已經不存在了;所以,我們對這個所謂的線上簽核的做法,跟他的資訊環境的安全性、是有一個很大的問號。

我們會計師已經準備好可以在居家做遠距查核的動作,但我們也反問企業公司,請問您現在的財務報表和資訊資料是不是已經做到了電子化,可以讓會計師作居家方便、作遠距遠端的查核動作,以上是KMPG的觀察。

【筆記分享】遠距辦公需要具備:員工普及使用的通訊APP、資安考量的行動辦公簽核、透明的工作績效回報與檢核機制,最重要的是具備電子化的企業流程,與軟硬體設備的建置。

鼎捷軟件 許智豪答:

根據一份會計師事務所提出的「新冠病毒疫情人力資源調查報告」提出,企業的影響相較於2004年SARS時期,與2014年的513事件都還嚴重,但是都有相同的共同點,這兩場災難發生的時候,其實都會呈現員工跟企業主,他們都需要一個遠距工作的共同平台。

呼應剛才會計師的觀察,如何讓整個管理上雲端上平台,尤其又要內稽內控的落實,是各位企業主需要去思考的,在平常沒有去做這樣的投資。災難發生疫情發生,現階段補救還來得及最怕的是並沒有認知,隨著疫情的加重,接下來一定會有很多企業面臨資金鏈斷裂、倒閉裁員,這些的狀況產生。

我們現在在越南看到,或是在東南亞看到,最嚴重的是在企業主,或主管沒有進入到公司。

企業的請採驗付流程包含對廠商的付款單,或是對客戶的合約履行,因為完全沒有線上平臺的運作,要靠紙本著到現場,真的是會產生出很重嚴的問題,這涉及到所謂的違約的部分。

所以如果以往沒做,希望在最短時間之內,能開始企業主去認真思考,會計師並不一定要紙本上的查核,只要貴公司符合,內稽內控,即使是電子檔的流程,當然不能用公開的社群通訊的暫存性資料滿這個是沒有內稽內控的部分,只要公司內部有電子簽核上的流程是可以內稽、內控化,這個是會計是認可的,是可以維持企業正常營運的。

沈憲煜總會長答:

台商經常都在出國商旅,或者說休閒旅遊的時間,那如果在這「行動辦公」這方面能夠去加強,繼續維運公司的內規管控,我覺得就是說已經做到的廠商,都可以發現線上管控的優點;那如果還沒有做到的廠商,我是建議應該著手去循序漸進,把自己公司的所有流程能夠讓它線上化,能夠做到線上簽核,不管我們身在哪裡,都可以聯絡到最即時的資訊,然後我們去做一個數位簽核。

我個人提出的建議是「化危機為轉機」,讓企業主能夠很深沉地省思,不是只有老闆自己親自人在公司,才可以公司Run的很好,在這個方面,由KPMG在整個會計師在檢驗企業財報部分,還有智豪的服務經驗,都有他們的專業,所以那我們就接下來就可以聽我們兩位專業的意見。

KPMG吳政諺執業會計師答:

謝謝我想成多種總會長所提的這些事,其實也是一個時間、點、給台商與華商朋友一個時間省思公司,過去可能都是在越南這個經營上是否決定權在少數的主管身上。所以我認為可以重新審視核決權限的一些編排,也就是說,是不是非得必需要這些少數人的決策的簽名,才能夠讓公司的運行變成可以順利的進行呢?

有一些分權合作,跟互相鉗制的合作機制。其實,應該可以適度的設計在公司的核權決限的範圍之內,第二個線上簽核。我們非常鼓勵有數位化的建置階段、特別要注意的是,這個線上簽核是不是在一個安全的資訊環境的基礎架構,這是我所提醒的。

鼎捷軟件 許智豪答:

鼎捷軟件(越南)過去以來服務廣大的企業,包含越南台商回台上市裡,共有十一家都是鼎捷的客戶;所以鼎捷電子簽核軟體上,尤其內稽內控部分,可以完全搭配會計師的協作機制,並且可以通過台灣的公開發行市場審察,在上市稽察的電子審部份是完整的資訊服務。

對於電子簽核(行動辦公)的系統,對於廣大的台商與中商來說都不是問題,但是在因應疫情的時機點來說,各位企業主當下也不太希望外賓來公司參訪或輔導,也不願意花費大的金額去建置系統,因此鼎捷針對影響最大,能將企業流程拉出主軸線的關鍵作業節點,優先推出二個能夠快速上線使用的方案:費用核銷方案請採驗付方案

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▲鼎捷推出可以快速上線的行動辦公方案,為企業在疫情期間彈性因應!

Q6:如果真的萬一遇到了緊急救難的情況,是否有哪些駐外機構、公協會、團體、組織能夠提供一些資源以及服務?

【急難救助專線】

駐越南代表處急難救助電話:境外(+84)913-219-986、境內0913-219-986

駐胡志明市辦事處急難救助電話:境外(+84)903-927-019、境內0903-927-019

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版權聲明:

1.本圖文由鼎新電腦(鼎捷軟件)授權轉載,特此致謝。

2.文章來源:鼎新電腦(鼎捷軟件)網站